• Information :

  Documented at	22/9/2022
  Documented By	Yosefina Angelita
  Project Owner	Teguh Kartika Ningrum
  Approved At	14/10/22
  Version	V.001

• Discovery

  | Background | As we order goods from supplier, supplier may or may not have courier service along with the order. If they don’t, then we need to order expedition to send our goods to the warehouse. With that said, the cost should also be incurred in the cost of goods sold. User needs to be able to order expedition service and record it in real time1 | | --- | --- | | Problem Statement | HMW enables user to request expedition service to deliver goods? | | Solution | 1. Allow user to be able to create expedition order from a payment order | | Goals/Objectives | Quantitative:

  • 100% traceability of expedition request and incurred cost from expedition
  • 100% real time request and approval Qualitative: - All relevant teams are able to request, track, approve expedition request in realtime | | Persona | - Warehouse manager |

• Features

  Features	Expedition Order
  Features Description	- Expedition Order creation, deletion, edit print and approval
  MVP Plan	- Role Permission

  • Create Expedition order
  • Approval Expedition Order
  • Edit Expedition Order
  • Index & Filter Expedition Order
  • View Expedition Order
  • Delete Expedition Order
  • Approval Delete Expedition Order
  • Request Approve All Expedition Order
  • Approve all Expedition Order by emai | | Customer Journey | CLICK HERE ‣ | | Flow Chart | EKSPEDISI MODULE FLOW |

• Design Link Design link: Moqup Link

  Mockup Ekspedisi Order

• User Story

  User Story - Expedition

  Link Grooming

• Timeline

• MOM

  Date	Description
  13/9/2022	MOM:
  ekspedisi

  1. Expedition order will be for purchase and sales

  2. objective: incorporate expedition cost into the COGS

  3. In 1 EO: there might be several troops for 1 PO and reversely

  4. No need DP for expedition, caose the goods are carried by them | | 23/9/2022 | 1. Criteria Payment order yang bisa request expedition order:
     a. approved b. Remaining Qty yang sudah di request expedition <>0 c. Needs expedition di centang di PO/SO nya

  5. Dalam 1 expedition order apakah bisa several purchase order? BISA

  6. What will happen ketika sudah di approve? Apakah cost akan lgsg tercatat atau ketika expedition sudah dibayar baru tercatat? Akan tercatat ketika invoice tercatat saja | | 11/11/2022 | 1. Add unit in table in form

  • Reason: to show the unit of item to be shipped
  • Purpose: to understand the unit of item to be shipped

  2. Add total weight as input in form

  • Reason: since pricing for expedition is based on weight, therefore weight input is needed to determine the total cost
  • Purpose: to input the weight of all items to be shipped

  3. Add price (per kg) as input in form

  • Reason: since pricing for expedition is based on weight, therefore price per kg is needed to determine the total cost
  • Purpose: to know the cost of expedition | | | 1 eksp order harus hanya 1 supplier ekspe

  tapi 1 PO bisa beberapa eksp order | | | Pertanyaan :

  1. Bu ini kan total kilo itu diambil langsung general , sedangkan disistem perhitungan hppnya dibagi pro rata apa nggak seharusnya butuh harga perkilo per row yaa & satuan kilo per row ?
  2. pertanyaan ketika 1 po menggunakan 2 ekspedisi proses serah terima dari masing masing ekspedisi gimana yaa bu ? kemudian ketika ada selisih dari masing masing pengakuannya gimana ?
  3. Quantity ini setara dengan quantity deliver ya bu ?
  4. Ketika jumlah qty yang dideliver lebih kecil daripada qty order maka apa yang harus dilakukan ?
  5. Ketika item punya | | 10 April 2022 | Pertanyaan :
  6. Cara order ekspedisi jika beli ? *Ekpedisi kapal dulu tanya closing kapal & keberangkatan kapalnya trus pesan kontainer kapal, baru order truck untuk dikirim waktu closing kapal atau sebelum closing kapal Contoh hari ini tgl 10 kapal closing tgl 12 berangkat kapal tgl 14, pesan 2 kontainer untuk closing tgl 12 kemudian pesan 2 truk (co/ 1 truk untuk muatan 1 kontainer) untuk dikirim brngnya tgl 12

  Summary : Koordinasi dengan pihak ekspedisi jumlah muatan yang akan dikirimkan*

  2. waktu order kapal yang ambil dari gudang supplier itu si expedisi kapalnya juga ?

  *Kemungkinan bisa dua, Pertama dari gudang supplier kita ambil pakai truk Kedua dari gudang supplier kita ambil pakai kontainer langsung dari kapalnya Biasanya sering yang pertama, karena kemungkinan misalnya kita mau kirim tambahan barang di barengkan kalau pesan langsung dari kapal biasanya dari gudang suppliyer langsung di tutup segel kontainernya

  Summary : Ketika melakukan pembelian, biasanya vendor yang mengambil dari gudang ke pelabuhan itu berbeda.*

  3. terus waktu barang udah nyampe pelabuhan biasanya ngapain aja sil ?

  *Kalau ini biasanya urusan pelabuhannya aku kurang tau .. Paling kalau kapalnya sudah sandar atau bongkar kontainer diinfokan ke penerima nya, penerimanya yg ambil atau bisa dari kapalnya dikirim ke gudang penerima pakai truknya kapal

  Summary : Menerima info bahwa item sudah sampai dan bisa diambil*

  4. nah biaya truknya siapa yang nanggung ? perusahaan atau suppliernya ? *Perusahaan Biayanya truk kita yang nanggung nanti waktu ada jual itu harga di-UP sudah termasuk biaya truk/kapalnya Biasanya ada juga yg suppliyer free ongkir kita pesan truknya langsung dikirim ke kapal

  5.* kalo free ongkir kenapa kita harus pesen truck lagi sil ? kan harusnya si supplier yang cari ? *Krn dari awal yang biasanya suppliyer rutin/langganan itu gk ada trucknya .. Ini yg free ongkir bkn suppliyer langganan hnya pesan bbrp kali saja contoh sebulan cuma pesan 1 kali

  6*. info yang ditrima biasanya apa aja ? *Disini gk terima brg tpi yang kirim .. Tp pernah kirim luar pulau itu dari pelabuhan tujuan infokan kalau nama kapal bla bla sudah berlabuh kontainer sdh bongkar bisa diambil, balik lagi ke perjanjian awal kalau kita order kapal door to door dia gak info langsung brg bongkar dari kapal langsung dikirim ke tujuan Tp kalau perjanjian awal ordernya hanya kirim antar pelabuhan sipenerima / sipengirim pasti dihubungi sama orang pelabuhan untuk ambil brngnya yang dibawa mungkin bukti surat jalan sama no kontainernya nanti disana diarahkan kontainer wktu ambil di cek sesuai atau tidak

  7. oke kalo door to door itu artinya langsung sepaket yaa ? jadi quantity diketahuan kurang atau lebihnya waktu digudang betul ?* Betul

  8. pertanyaan lanjutan, door to door ini boleh harus satu vendor atau boleh beda vendor secara kontrak ? *Harusnya satu vendor kalau beda vendor aku belum pernah tau

  9.* kalo dia nggak door to door berarti setiap kali pindah vendor vendornya harus ngecheck jumlah yang diterima *Lebih ke penerimanya/yg ambil barang di pelabuhan itu waktu ambil sekaligus ngecek

  Summary : setiap kali pindah tangan ekspedisi perlu ada surat jalan sebagai referensi

  10.* kalo waktu dipelabuhan udah dicek apa kah waktu turun dari truck dan nyampe gudang perlu dicek ulang yaa sil ? *Iya tetap di cek walaupun sudah nyampe gudang penerima itu buat mastikan kalau si penerima sudah terima sesuai barang dari pengirim

  Link Simulasi tracing ekspedisi :* ‣

  Link Flow Chart : ‣

  11. biasanya kamu kalo order ekspedisi itu langsung terima nota tagihan yaa, nggak ada dokumen kontrak atau surat penawaran yaa ? *Gak pake cuma nota tagihan sama surat jalan

  12.* Kalo misal kamu pakai banyak ekspedisi dan dari ekspedisi satu ke yang lain itu ada selisih jumlah item maka apa yang dilakukan sil? *Selama ini belum pernah terjadi tetapi kalau misalnya ada pun dilihat dari surat jalan yang ttd brg, krn setiap ekspedisi pasti cek jumlah qty nya .. Contoh si A kirim ke si B sesuai kemudian si B kirim ke si C ketahuan kurang berarti yang dipertanyaan si B bagaimana kirimnya, krn kalau memang kurang dari awal harusnya si B gak terima brg si A atau dikoreksi sejak si A kirim ke si B

  • berarti requirement seharusnya ketika terima barang harusnya sudah lengkap yaa ketika pindah tangan, dan kalo nggak lengkap berarti vendor saat ini complain ke vendor sebelumnya yaa
  • Iya betul karena resiko apalagi itu barang terlihat bukan data, karena dari awal penyerahan untuk dikirim sesuai yang nerima juga harus sesuai
  13. Untuk case nomor 12 belum pernah terjadi dilapangan, Jika terjadi maka prosedur accountingnya gimana yaa ? need confirm to bu kartika
      Saran Requirement : Bisa diakui full dulu kemudian dilakukan stock koreksi ? atau bisa dilakukan close manual pada fiturnya purchase order

  14*. Data apa aja yang disimpan waktu diekspedisi order ? nama supplier ekspedisi, harga ekspedisi , item yang dimuat, quantity ekspedisi, referensi purchase order. 15. Ketika total quantity sudah sudah lengkap tapi po belum ditarik oleh receive bagaimana cara menjaga agar si admin tidak input berlebihan ? untuk saat ini masih bisa ditarik lagi sampai status form sudah done ? need confirm to bu kartika 16. data apa aja yang disimpan pada form surat jalan ekspedisi ? nama supplier, alamat 17. apakah waktu melakukan jurnal pada ekspedisi invoice juga dilakukan perpindahan pada mutasi stock atau hanya jurnal aja ? need confirm to bu kartika Info dari admin, iya melakukan pencatatan pada mutasi stock yang diinput pada warehouse dalam perjalanan | | | Masih jadi pertanyaan, :

  17. apa tujuan invoice , diterima saat apa ? Buat Mencatatat tagihan

  18. apa tujuan surat jalan , diterima saat apa ? surat jalan buat pengantar kirim barang ke lokasi mana penerimanya siapa & penagihan

  19. Ketika menerima order pertama apakah selalu perlu approval dari pak richmon ? Perlu approval agar atasan bisa mengetahui budget deal dengan ekspedisi

  20. apakah dari ekspedisi sering menerima discount atau jarang ? *Jarang harga paten

  21. Data surat jalan Alamat penerima, PIC penerima, Jumlah barang, nama barang, tgl pembuatan surat jalan/tgl kirim brng, tgl penerima barang, nama penerima barang, nama pengirim barang

  Kalaupun penerimanya dioper ekspedisi lain tetap dicantumkan, nama & alamat asli penerima sama nama & alamat tujuan ekspedisinya, nanti dari operan ekspedisi lainnya di bakal buka surat jalan lagi

  22.* cara utk tahu berat item yang dimuat dalam setiap ekspedisi itu tau darimana ? *Qty barangnya sama estimasi berat, biasanya kalau barang" berat pakai perkiraan sendiri .. Misalnya aku kirim besi beton max kontainernya bisa muat 25 ton, trus dari 25ton itu tak bagi dpt berapa ribu pcs besi, tanya per pcs berat besi dilihat di google bisa atau tanya ke suppliyernya

  Contoh besi beton beratnya 10kg/1pcs berarti aku harus kirim 2500pcs *10kg = 25.000 kg / 25ton, jadi aku pesan besi 2500 pcs untuk dikirim masuk 1 kontainer

  23.* waktu pindah ekspedisi otomatis beratnya gabakal bisa sama yaa antara ekspedisi satu dengan ekspedisi lain ? Iya bisa beda | | | 24. sil mau nanya waktu ekspedisimu ini masuk, berarti disini kamu udah masukin data ke kartu stock mu yaa ? atau ini sifatnya info aja ? Yg masuk sesuai orderan aja, diluar ordernya sifatnya info flow nya sesuai simulasi data | | 12/04/2023 | 1. Goal Modul Ekspedisi Bisa Trace hpp, trace hutang, trace quantity setiap kali pindah vendor Reason : Dilapangan sering terjadi berat bertambah atau berkurang ketika menggunakan beberapa ekspedisi Purpose : Agar bisa mempermudah proses trace ketika ada barang yang berubah akibat kesalahan vendor

  2**. Flow Ekspedisi sama seperti Flow Manufaktur versi simple** Reason : dilapangan jumlah ekspedisi yang diorder oleh user bisa berubah rubah . Purpose : Agar flexible ketika menggunakan beberapa ekspedisi.

  3. Setiap kali pindah vendor jumlah qty harus lengkap, Jika kurang maka bisa menggunakan fitur close dengan persetujuan atasan.

  Reason : Dilapangan sering terjadi berat bertambah atau berat berkurang ketika menggunakan beberapa ekspedisi Purpose : Agar mengetahui vendor yang melakukan kesalahan dan bisa menfollow up pada vendor tersebut | | 04/01/2024 | Aini , ce yuli, ce vera Topik : Flow Modul Ekspedisi User persona : BMP Problem : Untuk saat ini ERP Belum bisa menambahkan nilai ekspedisi pada nilai hpp

  Goal Modul Ekspedisi : Mencatat nilai ekspedisi menjadi nilai hpp Trace jumlah quantity yang dimuat oleh ekspedisi

  Flow Chart alur ekspedisi beli : Link Flow Char alur ekspedisi jual : Link

  Data Transaksi lapangan :

  1. Biasanya setiap ekspedisi sudah memiliki rate harganya masing masing Kebanyakan transaksi pada user persona menggunakan ekspedisi yang sepaket, bukan jenis ekspedisi berkelanjutan
  2. Apabila ada transaksi ekspedisi berkelanjutan sifatnya sgt jarang
  3. Ada potensi ekspedisi membutuhkan down payment ketika, vendor ekspedisinya rebutan sehingga membuat user harus membayar dp didepan, case ini bersifat jarang
  4. Ada case jumlah yang dimuat ekspedisi displit, dan bisa dilakukan pembayaran sesuai dengan jumlah yang dimuat.
  5. Invoice ekspedisi biasanya dikeluarkan pada saat supir telah menyelesaikan pengiriman barang, dan invoice akan dikirimkan kepada customer dengan lampiran surat jalan

  Note untuk nyusun requirement Pengakuan data transaksi ekspedisi invoice ada dua syarat : Saat Barang sudah diterima Saat invoice ekspedisi sudah diterima

  Nilai HPP akan bertambah pada saat barang sudah diakui masuk. Syarat untuk bisa generate nilai hpp : Sudah menerima barang Sudah mengetahui nilai ekspedisi

  | | 04/01/2024 | Aini , Bu kartika

  Bahan Diskusi dengan project owner :

  1. Modul ekspedisi bisa dibuat lebih simple dari konsep yang saat ini tersedia karna dilapangan realnya memang lebih simpel, sehingga bisa sangat memotong biaya development yang ada , Bagaimana menurut project owner apakah mau melanjutkan dengann konsep yg sekarang ada atau pakai konsep sebelumnya supaya bisa lebih scale ? Jika perlu komplek spt konsep sebelumnya sy rasa user bisa melakukan customize dari basic modul yang ada. Saran dari puc, tidak perlu dulu. Kalo nati perlu kompleks bisa dicustomize saja

  Keputusan : Project owner setuju untuk menjalankan ekspedisi order versi basic dulu, apabila ada kebutuhan client yang memang kompleks, client bisa melakukan customize

  Untuk transaksi dp ini sgt jarang terjadi dilapangan dari user persona (bmp) mereka lebih sering pakai yang tanpa dp akan pakai vendor yang butuh dp kalo benar bener mentok atau kepepet , apakah mau difasilitasi pada saat ini ? jika iya ada kemungkinan penambahan budget untuk modul dp.

  Saran dari puc, tidak perlu dulu. Kalo nanti perlu dp sisa customize saja

  Keputusan : Untuk down payment tidak difasilitasi untuk saat karna sgt jarang terjadi pada transaksi dilapangan, apabila ada kebutuhan client yang memang kompleks client bisa melakukan customize | | 05/01/2024 | Aini, Bu kartika, Shilvi

  Topik : Bagaimana relasi antara ekspedisi order dengan ekspedisi invoice ? Data :

  1. Berdasarkan hasil interview dengan konsultan untuk 1eo 1lpb dan 1 invoice
  2. Berdasarkan data dilapangan setiap 1eo 1lpb dan 1invoice
  3. Link simulasi data : Link

  Keputusan : 1 Invoice 1 ekspedisi order dengan tujuan bisa menempatkan setiap nilai ekspdisi pada barang yang sesuai dengan lpb yang dipanggil dan menghindari masalah tunggu”an invoice. | | 05/01/2024 | Aini, Bu Kartika, Shilvi

  Topik : Bagaimana relasi antara purchase order dengan ekspedisi order Data :

  1. Dilapangan apabila ada po barang yang tersplit, maka tim lapangan membuat menjadi dua po agar lebih mudah ditrace ketika sehingga ketika ada kehilangan barang lapangan bisa tau follow ke supir / ekspedisi mana

  2. Dilapangan setiap satu eo memiliki 1 lpb sehingga ketika tim lapangan menerima barang bisa lebih mudah mencocokan

  *Keputusan :

  1. Purchase order 1 ekspedisi order sehingga bisa mempermudah trace barang dan proses pencocokan antara po,lpb, invoice Hal ini juga berlaku untuk sales order ke ekspedisi order* | | 05/01/2024 | Aini, Bu kartika

  Topik : Takedown fitur close Data :

  1. Dilapangan apabila ada po barang yang tersplit, maka tim lapangan membuat menjadi dua po agar lebih mudah ditrace ketika sehingga ketika ada kehilangan barang lapangan bisa tau follow ke supir / ekspedisi mana

  Keputusan : Fitur close ekspedisi order tidak diperlukan lagi, karna satu po / so untuk satu ekspedisi order. apabila ada barang yang tersplit maka user biasanya membagi menjadi dua po |

• Change Log

  Date	Person	Description
  9/23/2022	Yosefina Angelita`	- add user stories
  9/26/2022	Yosefina Angelita`	Finalize user stories
  9/26/2022	Yosefina Angelita`	Design Mockup
  11/11/2022	Jennifer Patricia	1. Add unit in table in form

  • Mockup
  • Requirements 2. Add total weight as input in form
  • Mockup
  • Requirements 3. Add price (per kg) as input in form
  • Mockup
  • Requirements | | 10/04/2023 | Nur aini | Interview dengan silvi prosedur kerja lapangan |

Note - Ekspedisi order

Draft - List of Question Interview